Efficiënter werken dankzij AI met Microsoft Copilot

In een wereld waar AI-tools de norm zijn geworden, introduceerde Microsoft een revolutionaire toevoeging aan haar Microsoft 365 assortiment, namelijk Microsoft 365 Copilot. Dit innovatieve hulpmiddel belooft gebruikers te ondersteunen in hun dagelijkse taken.

Wat is Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot is een AI-ondersteunde tool die direct geïntegreerd kan worden in de klassieke kantoorapplicaties Word, Teams, Outlook, Power Point en Excel in Microsoft 365 en de gebruiker vervolgens helpt bij het voltooien van zijn taken. Net zoals de copiloot de gezagvoerder in een vliegtuig ondersteunt, werkt de Microsoft Copilot voor de gebruiker en neemt (deel)taken voor hem over. De gebruiker kan nog creatiever en productiever werken en zijn persoonlijke vaardigheden verbeteren.

De betaalde tool maakt gebruik van grote taalmodellen van OpenAI, zogenaamde Large Language Models (LLM), en combineert hun mogelijkheden met Microsoft Graph-gegevens en de Microsoft 365-apps. De Microsoft 365 Copilot is daardoor in staat om informatie en gegevens van verschillende apps en opslaglocaties te verzamelen en te combineren tot zinvolle resultaten.

Wat kan Microsoft Copilot doen?

De Microsoft 365 Copilot ondersteunt gebruikers bij hun dagelijkse werkzaamheden in de gangbare Microsoft Office-programma’s, dus in Word, Excel, Power Point, Outlook en Teams, maar ook in minder bekende programma’s als Whiteboard, OneNote, Loop en Viva, het medewerkers-ervaringsplatform van Microsoft.

Gebruikers vragen de AI-ondersteunde tool om bepaalde taken uit te voeren, hetzij via spraak of via tekstinvoer. Kortom, Microsoft 365 zou individuele werkstappen moeten kunnen overnemen en de gebruiker moeten helpen zodat hij meer tijd heeft voor echt belangrijke taken en de productiviteit kan verbeteren.

Het aanbod is divers: Copilot is onder meer in staat teksten en presentaties te maken, data te analyseren, e-mailcommunicatie af te handelen of notulen van gesprekken te verzorgen. Een geheel nieuwe functie genaamd Business Chat, die bijna als een persoonlijke assistent werkt.

Een voorbeeld: Een gebruiker vraagt ​​het systeem mondeling om het team te informeren over de laatste herziening van de productstrategie; Business Chat verzamelt zelfstandig informatie uit vergaderingen, e-mails en chatprocessen en genereert de gevraagde update voor het team.

Hieronder gaan we dieper in op hoe de Copilot ondersteuning biedt in de meest bekende Microsoft-programma's.

Copilot in Word

Gebruikers kunnen Microsoft 365 Copilot in Word gebruiken om eerste concepten van tekst te maken. Het enige dat nodig is, is een korte melding en de copiloot gaat aan de slag. De tool maakt gebruik van bepaalde bestaande bestanden die door de gebruiker zijn geselecteerd, of de gebruiker stelt zelfstandig de benodigde informatie samen uit de bedrijfsgegevens. Een voorbeeld van het gebruik van Copilot in Word is het commando: “Schrijf een persbericht over onderwerp XY op basis van deze presentatie.”

Gebruikers kunnen met de copiloot ook inhoud aan bestaande documenten toevoegen, teksten samenvatten of documenten herschrijven, bijvoorbeeld om een ​​beknoptere formulering te verkrijgen of om een ​​bijzonder professionele, vriendelijke of ontspannen toon te kiezen.

Copilot in Excel

In Excel helpt de Copilot bij het analyseren van gegevens - niet alleen door specifieke formules in te voeren, maar ook via gesproken of tekstprompts. Een voorbeeld hiervan is het verzoek: “Analyseer de kwartaalcijfers en vat drie belangrijke trends samen.”

De Microsoft 365 Copilot is ook in staat om correlaties in Excel bloot te leggen, wat-als-scenario’s op te zetten of zelfs nieuwe formules voor te stellen op basis van de vragen van de gebruiker. Uiteindelijk is het doel om het voor de gebruiker makkelijker te maken om met data te werken, analyses te vereenvoudigen en trends eerder herkenbaar te maken.

In Excel is de Microsoft 365 Copilot geïntegreerd via een chatvenster aan de rechterkant.

Copilot in Power Point

De copilot moet er ook zijn om de gebruiker te helpen met PowerPoint. Zo moet het mogelijk zijn om automatisch een presentatie te laten maken op basis van een Word-document, inclusief afbeeldingen die ofwel uit het archief komen, ofwel zijn gemaakt door een geïntegreerde AI-beeldtool.

De gebruiker kan dan uiteraard zelf wijzigingen aanbrengen en het ontwerp naar eigen smaak aanpassen – waarbij ook de copiloot gebruikt kan worden. Een verzoek zou bijvoorbeeld als volgt kunnen luiden: “Maak de drie opsommingstekens op in drie kolommen, elk met een afbeelding”. De ondersteuning van de copiloot zou goud waard zijn, vooral voor gebruikers die niet zo bekend zijn met het programma .

En andersom is de copiloot ook behulpzaam: hij kan in slechts enkele seconden een samenvatting van bestaande presentaties tevoorschijn toveren die veel dia's kunnen bevatten. Met andere woorden: ook hier scoort de copiloot door tijd te besparen.

Copilot in Outlook

Minder tijd hoeven te besteden aan het lezen en beantwoorden van e-mails – dat klinkt voor veel kantoormedewerkers zeker veelbelovend! Precies dit moet de copilot mogelijk maken door met slechts enkele aantekeningen een volledig geformuleerde e-mail te formuleren. Indien nodig maakt Microsoft Copilot ook gebruik van documenten uit het Microsoft 365-universum.

De lengte van de tekst kan eenvoudig worden aangepast en ook de toon kan eenvoudig worden gewijzigd van vriendelijk naar zakelijk of van vriendelijk naar serieus - allemaal eenvoudig met een spraakopdracht, een tekstprompt of met behulp van een slider.

Ook praktisch: in plaats van met meerdere mensen door verwarrende e-mailthreads te moeten waden, kunnen gebruikers hun copiloot om een ​​samenvatting vragen, inclusief het standpunt van elke persoon en een overzicht van de openstaande vragen.

Copilot in teams

De Microsoft 365 Copilot moet ook een nuttige metgezel blijken te zijn in Microsoft Teams en uiteindelijk de samenwerking tussen collega’s en met externe communicatiepartners vergemakkelijken. Als een deelnemer bijvoorbeeld even later deelneemt aan een virtuele vergadering, kan hij/zij de co-piloot in de chat vragen om een ​​samenvatting van het gesprek tot nu toe en is hij/zij zo direct op de hoogte.

Op dezelfde manier moet de copiloot na een vergadering een notulen van het gesprek maken, de belangrijkste inhoud samenvatten, de taken opsommen die uit het gesprek voortvloeien en helpen bij de follow-up met de verantwoordelijke collega's. Na levendige discussies blijkt de co-piloot nuttig te zijn door de voor- en nadelen van het besproken onderwerp te verzamelen en duidelijk te presenteren.

Beschikbaarheid en prijzen Microsoft 365 Copilot

Microsoft Copilot is beschikbaar als een extra licentie-addon voor verschillende abonnementen binnen Microsoft 365, waaronder Microsoft 365 Business Premium of Standard, Microsoft 365 E3 of E5, Office 365 E3 of E5, en Microsoft 365 Education.

Op het moment van schrijven, bedragen de kosten voor een Copilot-licentie €28,1 per maand per gebruiker, met de mogelijkheid om zelfs voor slechts één gebruiker te worden geactiveerd. Het is belangrijk op te merken dat deze licentie direct een jaar geldig is, wat neerkomt op €337,20 voor een jaar.

Voorheen was Copilot alleen beschikbaar voor grote organisaties die minstens 300 Copilot-licenties moesten afnemen boven op hun Microsoft 365 Enterprise E3 of E5-licenties. Dit vereiste een aanzienlijke extra maandelijkse investering van minstens €9.000, wat een obstakel vormde voor kleinere organisaties.

Let op: Op dit moment is Microsoft Copilot alleen beschikbaar voor het verwerken van informatie, prompts en documenten in het Engels, Frans, Duits, Italiaans, Spaans, Portugees, Chinees en Japans. Hoewel Nederlands vandaag nog niet beschikbaar is, staat niets je in de weg om nu al aan de slag te gaan.

Ontdek samen met ons de mogelijkheden

Hoewel de integratie van Microsoft 365 Copilot uitdagingen met zich mee kan brengen, staan onze experts bij ABC-Groep klaar om u te helpen bij het opzetten ervan en begeleiding te bieden. Voor meer informatie kunt u gerust contact met ons opnemen.

Breng een revolutie teweeg in uw workflow met Microsoft 365 Copilot en ervaar een nieuw niveau van efficiëntie en productiviteit in uw dagelijkse taken.