10 vragen over Microsoft 365 (Office 365) aan Beyond-IT | ABC-Groep

Microsoft Office kent u ongetwijfeld. Met bekende programma’s als Word, Excel, PowerPoint, Outlook ... werkte Microsoft Office zich op tot een betrouwbare IT-tool voor particulier en bedrijf. Ondertussen onderging het programma een naamsverandering. Of liever gezegd, het maakt nu deel uit van Microsoft 365 (Office 365). Waarmee Microsoft wil tegemoetkomen aan de snel veranderende IT-noden van bedrijven.

Microsoft 365 (Office 365) biedt tal van apps en mogelijkheden die uw processen vereenvoudigen en automatiseren. Gelukkig hoeft u dat zelf niet uit te zoeken en op te starten. Daarvoor kunt u rekenen op de experts van Beyond-IT. Unit Manager Sven Deruyter vertelt meer over Microsoft 365 (Office 365) en hoe Beyond-IT bedrijven bijstaat bij een vlotte implementatie.

1. Dag Sven. Wat is jouw taak bij Beyond-IT?

Ik ben Unit Manager bij Beyond-IT. Onze hoofdactiviteit draait volledig rond de implementatie van Microsoft 365 (Office 365). Ik informeer klanten over wat Microsoft 365 (Office 365) voor hen kan betekenen. Want iedere klant heeft andere vragen en behoeften. Daarnaast beschrijf ik de vereisten van onze klant voor de implementatie(s) die wij voor hen gaan doen, zowel op functioneel als technisch vlak. Ook het projectbeheer neem ik op mij. Ik blijf dus het aanspreekpunt van de klant.

2. Welke apps heeft Microsoft 365?

Te veel om op te noemen. (lacht) De bekendste zijn Word, Excel, PowerPoint en Outlook. De laatste jaren zijn ook Teams, Planner en OneDrive aan een opmars bezig.

Wij werken vooral met SharePoint Online en het Power Platform. Dat laatste is een verzameling van vier apps, die wij gebruiken om implementaties te doen. Denk aan documentbeheer, digitalisering, procesautomatisering ...

3. Is het pakket een one-size-fits-all-product? Of zijn maatwerk en uitbreiding ook mogelijk?

Voor mij is Microsoft 365 (Office 365) geen product, wel een platform. Vergelijk het met een blokkendoos waarbij we met de blokken een oplossing op maat bouwen. Zitten de juiste stukken er niet bij? Dan kijken we op de markt welke applicaties er te verkrijgen zijn. Of we bouwen er zelf. Afgestemd op de wensen van de klant.

Al proberen we altijd de standaardblokken te gebruiken. Want iedereen kan daarmee werken. Het is namelijk de bedoeling dat het bedrijf na de implementatie zelf aan de slag kan. Al blijven we natuurlijk klaarstaan bij vragen of als er nieuwe oplossingen nodig zijn.

4. Jullie bouwen ook een Microsoft 365-applicatie op maat. Kun je daarvan een voorbeeld geven? Is er een verschil tussen kmo’s en grote bedrijven?

Het platform is voor elk bedrijf geschikt. Onze klanten zijn dan ook heel divers. Zo bouwden we al een applicatie rond pro-sales voor een groot nutsbedrijf. Maar evengoed een platform voor een kleine kmo in de logistieke sector waarop partners tarieven kunnen invoeren. Voor een dienst stedenbouw schreven we dan weer een systeem voor de opvolging van stedenbouwkundige vergunningen.

Onze focus ligt momenteel wel op kmo’s tot ongeveer vijfhonderd medewerkers. Om de simpele reden dat het project haalbaar moet zijn voor ons team. Zo bieden we de beste service.

"Voor mij is Microsoft 365 (Office 365) geen product, wel een platform. Vergelijk het met een blokkendoos waarbij we met de blokken een oplossing op maat bouwen.”

5. Jullie zijn natuurlijk fan van Microsoft 365 (Office 365). Maar kun je enkele redenen geven waarom dit platform geschikt is voor bedrijven?

Microsoft 365 (Office 365) is een heel laagdrempelig platform. Zelfs met een beperkte technische kennis kun je er zelf mee aan de slag. Het zijn allemaal no code of low code-applicaties. Je moet dus geen code schrijven om alle basisfunctionaliteiten te gebruiken.

Bovendien is het heel herkenbaar. Veel bedrijven werken al met Windows en Office. Daarom blijft de manier van werken meestal hetzelfde.

Het platform is ook betaalbaar. Vroeger had je bijvoorbeeld een eigen server nodig om SharePoint te laten draaien. Je moest dan investeren in de hardware en in de licenties. Nu verloopt alles online en kun je vanaf 5 euro per maand per gebruiker werken met heel wat apps. Waaronder dus SharePoint Online.

Nog een reden is dat alles in de cloud zit. Daardoor gebeuren updates automatisch en kun je gebruikmaken van de nieuwste features. Zo blijven de applicaties van Microsoft 365 (Office 365) altijd up-to-date. En daarvoor hoef je zelf niets te doen.

Ten slotte zijn de mogelijkheden legio. Er zijn tal van apps waarmee je heel wat processen kunt automatiseren.

6. Hoeveel klanten maken al gebruik van Microsoft 365 (Office 365)?

Allemaal. (lacht) Onze corebusiness is natuurlijk Microsoft 365 (Office 365). Als ik kijk naar onze prospecten, dan werkt toch 95 procent al met het platform. Al beseffen ze vaak niet over welke krachtige tools ze hiermee beschikken.

Bovendien maakt het niet uit met welk type besturingssysteem je werkt. Eigenlijk is dat nóg een reden om voor Microsoft 365 (Office 365) te kiezen. Omdat alles online verloopt, kun je er vanop elk toestel mee werken. Dus ook met de besturingssystemen van Apple.

7. Heb je door het thuiswerken een toename gemerkt van het aantal aanvragen voor Microsoft 365 (Office 365)?

Zeker. Corona heeft alles in een stroomversnelling gebracht. Plots was thuiswerken verplicht en veel bedrijven zaten met hun handen in het haar. Niemand wist hoe Teams werkte! Nu is thuiswerken echt goed ingeburgerd. Bovendien hebben bedrijven er meer vertrouwen in gekregen. Stilaan gaan ze ook steeds meer digitaliseren. Zodat dossiers niet langer ergens op een bureau blijven liggen, maar online te raadplegen en te verwerken zijn. Digitale handtekeningen zijn daarvan een goed voorbeeld.

”Als ik kijk naar onze prospecten, dan werkt toch 95 procent al met het platform. Al beseffen ze vaak niet over welke krachtige tools ze hiermee beschikken.”

8. Zitten de applicaties die jullie op maat maken ook in een abonnementsformule zoals Microsoft 365 (Office 365)?

Wij werken altijd met een vaste prijs. Om die te bepalen, luisteren we naar de klant en wat zijn behoeften zijn. Zo weten we welke applicaties er nodig zijn. Dat is dan ook de basis voor onze offerte. Zo weet de klant op voorhand precies wat de totaalprijs zal zijn. En wat ze ervoor in de plaats krijgen. Daarna kan de klant nog een supportcontract afsluiten. Maar dat is optioneel.

9. Wat is de meerwaarde die jullie bieden aan bedrijven bij de implementatie van Microsoft 365 (Office 365)?

Beyond-IT werkt alleen met gecertificeerde mensen die elke dag in de weer zijn met Microsoft 365 (Office 365). Het platform heeft geen geheimen voor ons. Iedere medewerker doet ook de job waarin hij of zij een krak is. En daarin stimuleren we hen ook met bijvoorbeeld opleidingen. Zo heb je mensen die graag coderen, anderen die liever functionele oplossingen zoeken of analyses uitvoeren. Dat is de reden waarom iedereen erg gemotiveerd is.

Bovendien maakt Beyond-IT deel uit van de ABC-Groep. ACE ontwikkelt .NET-applicaties op maat, Beyond-IT weet alles over Microsoft 365 (Office 365) en bij Cereus ligt de nadruk op Java en Oracle. Zij beheren ook de servicedesk. Op die manier bieden wij de klant een totaalpakket.

10. Komt daar de baseline ‘Combining ICT Expertise’ vandaan?

Klopt. Want Microsoft 365 (Office 365) is heel open en communiceert gemakkelijk met applicaties binnen en buiten het Microsoft 365-platform. Eigenlijk met quasi elke applicatie die een externe interface aanbiedt. 

Ook de noden van onze klanten op het vlak van IT zijn enorm geëvolueerd de voorbije jaren. We werken dan ook nauw samen met de collega’s van ACE en Cereus. Die combinatie van ICT-expertise is nog een van onze sterktes.

Wilt u graag weten hoe u uw Microsoft 365-pakket optimaal kunt inzetten? Of welke mogelijkheden er zijn om uw processen te vereenvoudigen en te automatiseren? Onze experts helpen u graag verder.