Teams Governance

Probleem

In veel grote en kleine bedrijven wordt vandaag regelmatig gebruik gemaakt van Microsoft Teams. Hiermee kunnen gebruikers verschillende teams (groepen) aanmaken om samen te werken aan bestanden en andere inhoud. Bij het begin van de coronapandemie werd dit vaak plots een noodzaak, maar door het gebrek aan een vooropgestelde strategie voor het gebruik van Microsoft Teams (“nood breekt wet”) zien we hier enkele jaren later vaak een terugkomend probleem: er bestaan nu (te) veel verschillende teams in een organisatie en je weet niet meer waar je je bestanden kan terugvinden.

Doordat in veel ondernemingen iedereen een team kan aanmaken zonder dat hier regels of afspraken rond gemaakt zijn zoek je soms naar een speld in een hooiberg.

Welke teams worden nog actief gebruikt?
Wie beheert een bepaald team?
Wat staat er in elk van de teams?
Mogelijk worden bestanden op 2 plaatsen opgeslagen en is er dus dubbele data?

In het SharePoint Admin Center kunnen beheerders perfect een overzicht opvragen van de bestaande teams, maar dit overzicht heeft veel beperkingen. Zo is het enkel raadpleegbaar door globale beheerders, en bevat dit overzicht weinig details.

Dit zijn problemen die wij willen oplossen én voorkomen met duidelijke overzichten en ondersteunende processen die de levensduur van de teams in uw organisatie (semi-)automatisch beheren. We hebben hiervoor een oplossing gevonden.

Oplossing

Onze Teams Governance-oplossing zorgt ervoor dat het aanmaken en beheren van teams binnen uw onderneming volgens een bepaald stappenplan verloopt. Het resultaat zal zijn dat uw Teams-omgeving een duidelijkere structuur krijgt en de levensduur van een team, van aanmaak tot archivering, automatisch opgevolgd wordt.

Voor het gebruik van onze oplossing zijn geen aparte 3rd party-licenties vereist. Enkel de nodige Microsoft 365-licenties voor het gebruik van SharePoint Online en Power Automate volstaan.

Via een formulier in SharePoint Online kunnen gebruikers een nieuw team aanmaken. In dit formulier moeten verschillende gegevens ingevuld worden.
Na het opslaan van het formulier kan er automatisch een team aangemaakt worden, of kan er eerst om een goedkeuring gevraagd worden.
Wanneer een team niet meer gebruikt zal worden kan het gearchiveerd worden.
Het archiveren van een team kan door een eigenaar van het team manueel gestart worden, of automatisch na een bepaalde periode van inactiviteit in het team.