Uitdaging
Voor het verzamelen van verschillende documenten zoals materiaalcertificaten, werkinstructies (WPS) en procedurekwalificaties (PQR), gerelateerd aan de technische tekeningen die per project gemaakt worden, werden bij Verwater veel manuele, tijdrovende stappen ondernomen. De benodigde documenten werden dan al wel digitaal bijgehouden in een gedeelde netwerkmap of een SharePoint-bibliotheek, maar het verzamelen van deze bestanden vereiste veel invoer- en opzoekwerk. Er was eveneens geen echte automatische statusopvolging per tekening of per project. Afgewerkte dossiers werden tenslotte op verschillende manieren (bv. WeTransfer, OneDrive, memory stick, enz.) aan de klanten doorgegeven.
Gewenste oplossing
Om deze nadelen weg te werken en naar de toekomst toe ook verdere uitbreidingen toe te laten werd besloten om een applicatie op te zetten hiervoor. Het doel van deze applicatie is om zoveel mogelijk stappen van het bestaande proces te automatiseren en ondertussen de resterende manuele handelingen zo herkenbaar mogelijk te houden (dus zo identiek mogelijk aan de bestaande handelingen). De applicatie zal ook verder uitgebouwd kunnen worden in de toekomst om bv. de statusopvolging van tekeningen en projecten te automatiseren, andere documenten zoals lassercertificaten automatisch mee te verzamelen, enz.
Technologie
Als platform wordt Microsoft 365 gebruikt, en meer specifiek werd een implementatie gedaan op SharePoint Online, gebruik makende van skybow voor het opstellen van het datamodel, aanpassen van de formulieren en opzetten van de werkstromen. Een custom Web API die gehost wordt op Azure voert de complexe logica uit voor het opzoeken van certificaten.
Resultaat
Dankzij de implementatie van het automatisch opzoeken van certificaten verloopt het proces nu veel vlotter. De automatische verwerking zorgt ook voor minder fouten en vooral een grote tijdsbesparing.
