Uitdaging
Voor het opvolgen van dossiers (omgevingsvergunningen, meldingen, verkavelingsaanvragen, enz.) bij de dienst Stedenbouw werd bij de stad Dendermonde een Excel-sheet gebruikt. In deze Excel werden alle aanvragen toegevoegd die bij de dienst binnenkwamen via verschillende kanalen, en werd de opvolging van de verschillende dossiers gedaan door het aanvullen van informatie per dossier. Dit werkte vrij goed en werd steeds verder uitgebouwd, maar op een gegeven moment werden de limieten van Excel voor een dergelijke toepassing bereikt. De logica om deze Excel verder uit te bouwen werd te complex, en het was ook niet steeds even gemakkelijk om dossiers terug te vinden, een goed overzicht te behouden, dossiers te sorteren of filteren, enz. Verder kon de sheet, doordat deze op een netwerkschijf opgeslagen stond, slechts door één persoon simultaan bewerkt worden, en kon in principe iedereen eender welke informatie in eender welk dossier aanpassen.
Gewenste oplossing
Om deze nadelen weg te werken en naar de toekomst toe ook verdere uitbreidingen toe te laten werd besloten om een webapplicatie op te zetten hiervoor. Het doel van deze applicatie is om de functionaliteit van de bestaande sheet om te zetten in een dynamischere ervaring waarbij de hierboven vermelde minpunten aangepakt worden. De applicatie werd ondertussen ook verder uitgebouwd om bv. beroepsprocedures te ondersteunen en is flexibel instelbaar om rekening te houden met mogelijke wijzigingen in regelgevingen e.d.
Technologie
Als platform wordt Microsoft 365 gebruikt, en meer specifiek een implementatie op SharePoint Online. Power Automate wordt gebruikt voor de werkstromen die de status van dossiers beheren en automatische herinneringen uitsturen.
Resultaat
Dankzij de nieuwe applicatie zijn alle nadelen die eerder in Excel werden ervaren weggewerkt. Elke dossierbeheerder vindt eenvoudig zijn/haar eigen dossiers terug, het diensthoofd heeft een duidelijk en correct overzicht van de status van de verschillende aanvragen en door de automatische statusopvolging d.m.v. geautomatiseerde werkstromen worden menselijke fouten vermeden.