Document Management Systeem
In veel sectoren is een strikt gecontroleerd beheer van documenten noodzakelijk. Als uw organisatie moet voldoen aan bepaalde regelgeving (denk maar aan ISO-normen, FDA CFR 21 Part 11, enz.) dan zal dit bekend in de oren klinken. Wij hebben ervaring in het opzetten van Document Management Systems (DMS) waarbij verschillende soorten documenten specifieke vastgelegde review- en goedkeuringsprocessen moeten volgen. Onze DMS-oplossing neemt deze administratieve last van je schouders.
Verschillende documenttypes
Jij bepaalt zelf welke soorten documenten beheerd moeten worden. Voor elk type kan je specifieke ID's, documentsjablonen en goedkeuringsprocessen vastleggen.
Gecontroleerd proces
Definieer een bedrijfsstandaard voor de inhoud en layout van elk type document. Metadata zoals versienummer, unieke ID, geldigheidsdatum e.a. kan je automatisch integreren in elk document.
Automatische reviews
Elk document heeft een beperkte geldigheid. Gedaan met manuele opvolging in Excel-sheets: onze DMS-oplossing doet dit voor jullie en zorgt voor een tijdige review.
Rechtenbeheer
Voor elk documenttype kan je flexibel instellen wie welke rollen kan vervullen.
Traceerbaarheid
Het is belangrijk om voor elke stap in het opstel- en goedkeuringsproces te kunnen achterhalen wanneer en door wie een bepaalde actie ondernomen werd: wie heeft een document aangemaakt of bewerkt (tot in het kleinste detail), wie heeft een review gedaan en wat was daarvan het resultaat, wie heeft goedkeuring gegeven op welke datum en tijdstip, enz.? Deze historiek moet te allen tijde raadpleegbaar blijven, ook voor vorige versies van documenten.
Toegangsrechten
Binnen een gecontroleerd DMS is het belangrijk dat niet zomaar elke gebruiker documenten kan aanpassen. De toegangsrechten worden automatisch toegekend op basis van de status van documenten en de rol van een gebruiker. Bovendien kunnen deze rechten ook afhankelijk zijn van de afdeling van de gebruiker, een categorisatie van het document, het soort document of andere eigenschappen.
